Unigrafia ja Taideyliopisto aloittivat tiiviin yhteistyön jo elokuussa 2023, kun ensimmäinen Unigrafialainen liittyi Taideyliopiston IT-tukeen auttamaan henkilöstöä moninaisissa tietoteknisissä haasteissa. Tukipalvelumallia on kehitetty alusta alkaen yhdessä asiakkaan kanssa, aktiivista keskustelua käyden.
Keväällä 2023 Taideyliopiston IT-tuki kaipasi kipeästi lisäkäsiä. Tehtävämäärä oli kasvanut, eikä omilla tekijöillä enää ollut mahdollisuutta hoitaa kaikkia tukipyyntöjä. Unigrafia vastasi tarpeeseen nopealla aikataululla ja rekrytoi tehtävänkuvaan osaamisprofiililtaan sopivan henkilön. Koko prosessi tarvekartoituksesta työsopimukseen toteutettiin ripeästi kahdessa viikossa.
Muutaman kuukauden kuluttua Taideyliopiston tukipalvelua täydensi jo toinenkin Unigrafialainen. Tehtäväksi muotoiltiin erityisesti puhelimitse saapuvien asiakaskontaktien hoitaminen yhdessä Taideyliopiston tukitiimin kanssa. Tämä askel on nopeuttanut tuen kokonaisprosessia ja lyhentänyt vasteaikoja merkittävästi. Tukipyyntöjen joustavampi käsittelymalli on näkynyt välittömästi myös tukipalvelun asiakastyytyväisyydessä. Uusi työnkuva mahdollisti myös etätyön, joten asiakkaan ei tarvinnut taikoa tilaa ylimääräiselle työpisteelle.
Tukipalvelun osia on muotoiltu yhteistyössä, pala kerrallaan. Yhteistyön myötä IT-tuen toiminta on tehostunut kokonaisvaltaisesti, mikä on antanut Taideyliopiston omalle tukihenkilöstölle mahdollisuuden keskittyä syvällisempää asiantuntemusta vaativiin tehtäviin ja kehitystyöhön.
Olemme saaneet joustoa ja apua ilman, että olemme joutuneet lisäämään resursseja. Rekrytointiprosessiin ja henkilövalintaan ei myöskään kulu työaikaa verrattuna normaaliin rekryprosessiin. Unigrafia huolehtii henkilöstönsä jaksamisesta ja motivoinnista, ja sisäiset muutokset eivät vaikuta juurikaan toimintaamme. Voimmekin ottaa lisäapua Unigrafialta erittäin pienellä kynnyksellä.
Unigrafian kokemus ja ymmärrys tukityöstä ja tukihenkilöiden ominaisuuksista ovat myös olleet erinomainen apu työn järkeistämisessä ja selkeyttämisessä. Unigrafian avun fokusointi etulinjaan on mahdollistanut sen, että voimme suunnata omien resurssiemme käytön vaativampiin ja talon oman toiminnan ymmärtämistä vaativiin tehtäviin.
Juha Rosvall, IT-Tukipalveluiden päällikkö
Kohti kustannustehokkaampaa IT-tukipalvelua
Unigrafia ja Taideyliopisto tähtäävät tulevaisuudessa yhteistyön tiivistämiseen. Pitkällä aikavälillä yhteistyötä muotoillaan enemmän palvelun suuntaan henkilöresursoinnin sijaan. Syksyllä 2024 tukitiimi täydentyy jälleen uudella Unigrafialaisella ja vastuu tukipyyntökontakteista siirtyy tämän myötä yhä tiiviimmin Unigrafialle.
Jatkossa Taideyliopiston IT-tuen tarpeet onkin helppo todeta ajoissa ja niihin pystytään reagoimaan nopeasti. Mitä asiakas tarvitsee, sitä Unigrafia tuottaa: oikea panos, oikeaan prosessin osaan.